ความสำเร็จของลูกจ้างไม่ได้มีเพียงแค่หน้าที่การงานและการทำงานหนักเท่านั้น แต่ยังปรากฏอยู่ในเครือข่ายส่วนตัวและความสัมพันธ์กับผู้อื่นด้วย เนื่องด้วยเทคโนโลยีด้านข้อมูลการสื่อสารที่ก้าวหน้ามากในปัจจุบัน ทำให้สามารถเก็บและส่งต่อข้อมูลข่าวสารได้อย่างครบถ้วน
แต่ในชีวิตประจำวันของเรา การสื่อสารก็ยังทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือแปลความหมายผิดเพี้ยนอยู่บ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การสื่อสารระหว่างบุคคล น่าประหลาดที่ปัญหาในการสื่อสารส่วนใหญ่ไม่ได้มีสาเหตุมาจากความแตกต่างทางวัฒนธรรมและทางภาษา
บางท่านพยายามจะค้นหาปัญหาในการสื่อสารทั้งในผู้ใหญ่และผู้น้อยที่ใช้ภาษาและมีวัฒนธรรมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้เฉพาะคนในกลุ่มเดียวกันหรือกลุ่มเพื่อนสนิทกันเท่านั้น เนื่องจากเป็นกลุ่มคนที่มีความเข้าใจในเรื่องเดียวกัน และต้องการมีส่วนร่วมในกระบวนการสื่อสารนั้นๆ เช่นเดียวกัน
นี่คือเคล็ดลับในการเอาชนะปัญหาด้านการสื่อสาร :
- เน้นที่ข้อความ มิใช่ผู้ส่งสาร
บางครั้งเราก็มีอคติกับผู้พูดก่อนที่จะเข้าใจความหมายที่แท้จริงในสิ่งที่เขาต้องการสื่อ ถ้าเราอคติกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ตรงหน้า ก็มักไม่ค่อยเต็มใจฟังและไม่ยอมรับสิ่งที่เขาพูด ถ้ามีอคติส่วนตัว เรามักจะตัดสินคู่สนทนาของเราตามลักษณะภาพลักษณ์ภายนอกที่เราเห็น รวมทั้งสีหน้าและท่าทางด้วย กระทั่งหลังจากที่เราได้ฟังที่เขาพูดแล้ว เราจึงจะยอมรับในสิ่งที่เขาพูด ดังนั้นควรจำไว้ว่าข้อความคือสาระสำคัญของการสื่อสาร มิใช่ผู้ส่งสาร
- เน้นที่เนื้อหา มิใช่ตัวหนังสือ
ปัญหาและสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้น ย่อมมีเหตุมีผล นั่นคือปัญหาก็ต้องสัมพันธ์กับบางสิ่ง เช่นเดียวกับเหตุการณ์บางอย่างก็สัมพันธ์กับบางสิ่งนั่นเอง ตัวอย่างเช่น คุณจดจ่ออยู่กับข้อความที่บอกว่า เวลาทำงานยืดหยุ่นได้ที่นายจ้างเสนอให้ คือการขอให้พนักงานมาทำงานเร็วขึ้น หรือทำงานจนถึงเที่ยง ถ้าไม่ทำความเข้าใจ เราก็จะไม่ทราบถึงความหวังดีของนายจ้างที่ไม่ต้องการให้ลูกจ้างผจญกับปัญหารถติดหรือปัญหาจากการทำงาน เพราะฉะนั้นคำถามที่ว่า “ทำไมจึงพูดเช่นนี้” เป็นสิ่งสำคัญมาก ถ้าเราอยากทราบว่าคนอื่นๆคิดอย่างไร เราก็ต้องทราบว่าทำไมเขาคิดเช่นนั้นด้วย
- ฟังก่อนพิจารณา
เราควรพยายามทำความเข้าใจจุดมุ่งหมายของผู้ส่งสารให้ดี แปลความให้ตรงกับสิ่งที่เขาต้องการสื่อ ทวนสิ่งที่เขาพูด
ตั้งคำถามเมื่อไม่เข้าใจ เพื่อให้พิจารณาจุดมุ่งหมายของผู้พูดได้ถูกต้อง การประเมินคำพูดของคู่สนทนาอาจจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากจบบทสนทนา ในกรณีที่เป็นเรื่องเร่งด่วน แต่อย่าด่วนตัดสินใจ ถ้ายังไม่แน่ใจในสิ่งที่เขาพูด
- สิ่งที่เขียนไม่สำคัญเท่าคำพูด
คนที่ไม่ถนัดหรือมีปัญหาทางด้านการพูด มักจะถ่ายทอดอารมณ์ ความรู้สึกออกมาผ่านตัวหนังสือ ผ่านทางการเขียนบันทึก จดหมาย มากกว่าการพูดคุยโดยตรง คนที่แสดงความเป็นตัวตนออกมาทางการเขียนมากกว่าการพูดนั้นมักใช้วิธีนี้ในการลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการพูดด้วย
- ใส่ใจรายละเอียด
การใช้ภาษาง่ายๆ และถูกต้องในการสื่อสารทำให้ผู้รับสารเข้าใจได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้ความพยายามมาก คำศัพท์เฉพาะหรือภาษาทางการมักทำให้เกิดช่องว่างในการสื่อสาร อีกแง่หนึ่ง เมื่อคนสองกลุ่มซึ่งมีพื้นฐานต่างกันสื่อสารกัน พวกเขาอาจจะคุยกันโดยเข้าใจกันคนละเรื่องก็เป็นได้ ถ้าต่างฝ่ายต่างพูดผลก็คือไม่ได้อะไรเลย
- ใส่ใจกับผลตอบกลับ
การส่งสารเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการสื่อสาร นายจ้างหรือผู้ใหญ่ควรจะให้ความสำคัญกับผลตอบกลับจากคำสั่งหรือคำแนะนำที่ให้ไป ผลตอบกลับจะช่วยแก้ความเข้าใจให้ถูกต้อง และทวนความเข้าใจอีกครั้งหนึ่ง นอกจากนั้นยังเป็นการกำจัดข้อข้องใจ คำกล่าวอ้างและข้อแก้ตัวเมื่อไม่สามารถทำตามได้อีกด้วย
- เคารพและไว้วางใจซึ่งกันและกัน
บุคคลสองคนที่สื่อสารกันด้วยความเข้าใจและความเคารพจะเข้าใจความคิดของแต่ละฝ่ายได้ดีกว่า ดังนั้นจึงเกิด “การสื่อสาร” อย่างแท้จริง สิ่งนี้จะช่วยให้บทสนทนาดำเนินไปทั้งสองฝ่ายและทำให้การสนทนาสัมฤทธิ์ผล เข้าใจเนื้อหาสาระได้ถูกต้องเพราะคู่สนทนามีความจริงใจในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน
- ระดับของผู้สื่อสาร
พวกเราตระหนักได้ดีถึงความแตกต่างในวิธีการสื่อสารระหว่างผู้ใหญ่กับผู้น้อย ซึ่งสิ่งสำคัญของการสื่อสารระดับนี้คือ สามารถทำให้เข้าใจเป้าหมายได้ชัดเจนและถูกต้อง และระมัดระวังในการให้คำแนะนำแก่ผู้มีตำแหน่งสูงกว่า ถ้าการสื่อสารแบบจากบนลงล่าง ควรอธิบายทุกรายละเอียดให้ชัดเจนโดยไม่ลืมสังเกตผลตอบกลับในคำพูดนั้นๆ
