จิง ซานตามาเรีย จบการศึกษาในเดือนมีนาคมนี้ ในด้านการบริหารและการจัดการจากมหาวิทยาลัย มะนิลา ในขณะที่ตื่นเต้นกับการเรียนจบ แต่ก็ยังไม่สามารถลบความกลัวในการแข่งขันด้านการทำงานได้ เธอต้องแข่งขันกับผู้สมัครเป็นพันๆคน ที่มีทั้งประสบการณ์ และประวัติการทำงานที่ดี รวมทั้งอาจมีทักษะต่างๆที่เธอไม่มีอีกด้วย
ผู้ที่พึ่งจบการศึกษาหลายคนมีความรู้สึกเหมือนกับจิง เพียงแต่ไม่แสดงออกมาเท่านั้น คิดในแง่ดีก็ยังมีโอกาสที่จะหางานทำได้ สิ่งแรกที่ต้องเริ่มทำคือ การเขียนประวัติส่วนตัวที่จะทำให้นายจ้างสนใจในตัวคุณ
“ประวัติส่วนตัวจะทำให้ผู้สมัครงานได้สัมผัสกับสำนวนที่ว่า 'ก้าวสู่ประตู' ซึ่งเป็นการนำไปสู่การสัมภาษณ์งานนั่นเอง” เออร์เนสโต โอ เซซิเลีย ประธานสมาคมการจัดการส่วนบุคลในประเทศฟิลิปปินส์ หรือ พีเอ็มเอพีกล่าวไว้ว่า “ถ้าคุณต้องการให้นายจ้างสนใจในตัวคุณ ก็ต้องเขียนประวัติส่วนตัวให้น่าสนใจมากที่สุด หรือไม่ก็กลายเป็นทางเลือกที่สอง นั่นประวัติของคุณถูกทิ้งลงในถังขยะนั่นเอง”
ดังนั้น ผู้ที่พึ่งสำเร็จการศึกษาควรเขียนประวัติส่วนตัวอย่างไรให้เหมาะสมสำหรับตนเอง?
ประสิทธิภาพของข้อมูลทั้งหมด
ถ้าคุณเคยทำงานไปด้วยในขณะที่ยังเรียนอยู่ ประสบการณ์จากการทำงานที่คุณได้รับก็มีประโยชน์เช่นเดียวกัน ดังนั้นควรระบุลงไปในประวัติส่วนตัวด้วย ตัวอย่างเช่น การฝึกงานเป็นเวลาหกเดือนที่บริษัท โจลลิบี ทำให้ได้ฝึกทักษะดังนี้: “ได้ประสบการณ์ในด้านงานบริการอย่างสมบูรณ์แบบ รวมทั้งเข้าใจเรื่องธุรกิจมากยิ่งขึ้น” นอกจากนี้คุณจะสามารถระบุประสบการณ์จากการทำงานในช่วงเวลาว่างได้อย่างไร? ควรบอกว่า “ได้รับการพัฒนาทักษะในด้านการติดต่อสื่อสาร และการให้บริการลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์จากบริษัทแห่งหนึ่ง” เป็นต้น
การเลือกใช้คำศัพท์อย่างระมัดระวังจะแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณมีประสบการณ์มากเพียงพอสำหรับการทำงาน จึงไม่จำเป็นต้องรอคอยโอกาสในการทำงานต่อไปอีกแล้ว
ถ้าหากไม่เคยมีประสบการณ์ในการทำงานเลย ก็สามารถบรรยายกิจกรรมที่คุณเคยเข้าร่วมในระหว่างที่กำลังศึกษาอยู่ ซึ่งให้ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณต้องการสมัคร แสดงให้เห็นว่าคุณมีประสบการณ์ที่สามารถนำมาใช้กับการทำงานได้ แม้ว่าไม่มีประการณ์จากการทำงานโดยตรงก็ตาม ไดน่า ซึ่งทำงานเป็นผู้สื่อข่าวทางโทรทัศน์ครบหนึ่งปีพอดี บอกว่าในประวัติส่วนตัวของเธอ เน้นให้เห็นว่าเธอเคยเข้ารับการฝึกงานที่สถานีโทรทัศน์ช่องหนึ่งและได้รับการคัดเลือกให้เป็นพนักงานในช่องข่าวนั้น เธอบรรยายสิ่งที่ได้รับจากการฝึกงานว่า “รู้จักปรับตัวเข้ากับสมาชิกท่านอื่นๆที่มีการปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา งานที่รับผิดชอบคือ การสรุปเนื้อหาข่าวที่เกี่ยวกับการเมืองแล้วนำเสนอออกมาในช่วงข่าวภาคค่ำเวลา 19 นาฬิกา”
ดอน หนึ่งในผู้ที่พึ่งสำเร็จการศึกษาจากสาขาภาษาและวรรณกรรม ใช้ประสบการณ์ในฐานะนักเขียนจากการทำงานส่งอาจารย์ในระหว่างการศึกษาทำให้ได้รับการคัดเลือกให้เข้าทำงานกับนิตยสารเกี่ยวกับการเมืองฉบับหนึ่ง เดลเลียซึ่งเคยทำงานพิเศษด้านการทำบัญชี ก็ใช้ประสบการณ์เหล่านั้นในการสมัครงานในตำแหน่งนักบัญชีให้กับบริษัทในเครือของ มากาติ
สิ่งสำคัญที่ควรจำไว้คือ
ประวัติส่วนตัวไม่ใช่แค่การเรียงลำดับประสบการณ์ทำงานเท่านั้น แต่รวมไปถึงระดับชั้นและผลของการศึกษา รวมทั้งการสัมมนาต่างๆที่เคยเข้าร่วมด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่แสดงถึงความสำเร็จที่เคยได้รับ คุณสมบัติความเป็นผู้นำ และความคาดหวังในตนเอง ตัวอย่างเช่น บอกว่าคุณเคยเป็นหัวหน้ากลุ่มที่เคยได้รับรางวัลชนะเลิศในการโต้วาที แล้วเน้นข้อมูลตรงส่วนนั้นเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีทักษะในการเป็นผู้นำที่ดี หรือเคยดำรงตำแหน่งสำคัญในองค์กรต่างๆในขณะที่กำลังศึกษาอยู่ ก็ควรระบุลงไปเช่นเดียวกัน พร้อมทั้งอธิบายทักษะในการจัดการและประสานงานเพิ่มเติมเข้าไปเพื่อแสดงความสามารถของตนเองให้นายจ้างได้รับรู้
สิ่งที่ “ควร” และ “ไม่ควร” ทำ
ถ้าหากมีการจัดการข้อมูลส่วนตัวเป็นอย่างดีแล้ว อย่าลืมเพิ่มเติมทัศนคติในการทำงานของตนเองลงไปด้วย ซึ่งทั้งหมดนั้นก็ยังไม่ทำให้ประวัติของคุณโดดเด่นอย่างเต็มที่ ดังนั้นข้อแนะนำสำหรับสิ่งที่ควรและไม่ควรทำมีดังนี้
- หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลง ซึ่งจะกลายเป็นข้อผิดพลาดประการหนึ่งในการสมัครงาน เป็นการแสดงความสะเพร่าของตนเองออกมาให้เห็น นั่นคือคำกล่าวของเซซิเลีย ซึ่งสนับสนุนการทบทวนหาข้อผิดพลาดในการเขียนประวัติส่วนตัวแล้วแก้ไขให้ออกมาดีที่สุด
- เพิ่มประสิทธิภาพในการเขียนของตนเอง โดยหลีกเลี่ยงการใช้คำสรรพนาม “ฉัน” และคำนำหน้านาม เช่น “a, an, the” ในการสร้างประโยคเพื่อประหยัดเนื้อที่ในการเขียน ไม่ควรเขียนว่า “ในฐานะที่ทำงานให้บริการ ฉันสามารถรอให้บริการลูกค้าโดยยังคงรักษาความสะอาดบริเวณพื้นที่ที่ใช้ประกอบอาหาร” แต่ควรแก้ไขเป็น “เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการให้บริการลูกค้า พร้อมทั้งสามารถรักษาพื้นที่ในการประกอบอาหารสำหรับลูกค้าให้สะอาดอยู่เสมอ”
- ใช้คำกริยาที่ให้ความหมายในแง่บวก การใช้คำที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่ามีการเตรียมรายละเอียดมาเป็นอย่างดี จะทำให้ประวัติส่วนตัวของคุณน่าค้นหามากขึ้น เพราะจะแสดงสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นกับคุณผ่านการเขียน เช่น “เรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรมเอ็กเซล” หรือ “รับผิดชอบในการร่างรายละเอียดในการทำบัญชีโดยใช้โปรแกรมเอ็กเซล ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานจากหกชั่วโมงเหลือเพียงสามชั่วโมงเท่านั้น”
การปรับรูปแบบตามมาตรฐาน
ตามที่เซซิเลียได้กล่าวไว้ว่า ประวัติส่วนตัวที่มีประสิทธิภาพนั้นควรจะมีส่วนประกอบดังต่อไปนี้:
- มีเป้าหมายในการทำงาน จะทำให้ผู้คัดเลือกทราบตำแหน่งงานที่เหมาะสมกับเป้าหมายของผู้สมัครได้อย่างรวดเร็ว ซึ่ง เซซิเลียเองก็ยกตัวอย่างที่ดีในเรื่องนี้ เช่น “ต้องการตำแหน่งด้านการจัดการหรืออำนวยความสะดวกในด้านอุตสาหกรรมการผลิตปิโตรเลียม” “สนใจตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญด้านการทดลองเกี่ยวกับเภสัชในบริษัทเวชภัณฑ์ต่างๆ”
- ระบุประสบการณ์และทักษะที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่นพื้นฐานด้านการศึกษา โดยเฉพาะอย่างยิ่งผลคะแนนการเรียนที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่สนใจ
- การศึกษาและการอบรม ข้อมูลส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าผู้สมัครมีความรู้ในด้านใดเป็นพิเศษ “อย่าลืมเรียงลำดับตามคุณวุฒิการศึกษาที่ได้รับ” เซซิเลียกล่าวว่า “คุณอาจจะระบุการศึกษาถึงเพียงแค่ระดับมัธยมศึกษาตอนปลาย โดยบอกชื่อสถาบัน ระยะเวลาที่ศึกษา วุฒิการศึกษาที่ได้รับ รวมทั้งเกียรติคุณที่เคยได้รับในระหว่างการศึกษาในกรณีที่มีด้วย”
- ข้อมูลส่วนตัว แสดงให้เห็นว่าพื้นฐานในชีวิตคุณไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน เซซิเลียบอกว่า “คุณต้องระบุจำนวนเงินเดือนในปัจจุบัน หรือเงินเดือนที่คาดว่าควรได้รับ อายุ เพศ สถานะภาพตามกฎหมาย สุขภาพและงานอดิเรก แล้วเก็บบางสิ่งไว้เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการสัมภาษณ์ เมื่อผ่านเข้าไปสู่รอบนั้น”
- ข้อมูลอ้างอิง “ในกรณีที่ต้องการระบุ” ซึ่งจะทำให้ “ผู้คัดเลือกทราบว่าสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครเพิ่มเติมได้จากรายชื่อบุคคลอ้างอิงที่ระบุเอาไว้ แต่โดยส่วนใหญ่แล้วผู้คัดเลือกจะให้ความสำคัญกับข้อมูลส่วนตัวมากกว่า พวกเขาต้องการเพียงข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้น” เซซิเลียกล่าวเพิ่มเติม
สิ่งที่สำคัญมากที่สุดคือ ต้องมีความมั่นใจในตนเอง ถ้าขาดความเชื่อมั่นในตนเองเนื่องจากการเข้าใจว่าวุฒิการศึกษาคือสิ่งที่สำคัญที่สุด ก็จะพลอยขาดความมั่นใจในเรื่องอื่นๆตามไปด้วย เพียงแค่คิดว่าคุณสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการได้ คุณก็จะมีโอกาสเพิ่มมากขึ้น
